Einführung von SAP

Die Einführung von SAP ist für viele Unternehmen ein extrem herausforderndes Projekt. Das gilt umso mehr, wenn SAP auf eine “alte” IT-Infrastruktur trifft, die über Jahre gewachsen und komplex ist. Jeder kennt irgendeine Geschichte von einem Wettbewerber oder Lieferanten, der nach der Einführung von SAP über Wochen nicht liefern konnte oder fast Pleite gegangen ist. Gerade auch für den CEO eines Unternehmens ist die Entscheidung, SAP einzuführen, ebenso herausfordernd wie der Implementierungsprozess selbst.

Unlängst habe ich zum zweiten Mal in meinem Berufsleben diesen Prozess durchlaufen und ich bin froh, sagen zu können, dass alles gut gelaufen ist. Auch diesmal habe ich viel gelernt, das ich gerne hier weitergebe. Vielleicht sind meine Hinweise hilfreich für jemanden, dem diese Reise noch bevorsteht.

Je kleiner das Unternehmen ist, umso intensiver ist sicher der CEO persönlich eingebunden und gefordert. Aber auch in größeren Unternehmen sollte der CEO manche Dinge wissen und sich ihrer auch persönlich annehmen. Einige meiner Schlüsselerkenntnisse und Empfehlungen, insbesondere für den CEO, lauten:

1. Alles oder Nichts?

SAP bietet für eine Vielzahl von Anwenderbedürfnissen eine professionelle Lösung. Auf den ersten Blick spricht viel dafür, alle Bausteine zu nutzen und eine integrierte Lösung “aus einem Guss” einzuführen. Auf der anderen Seite ist SAP “recht mächtig”. Welche Module wirklich einen Mehrwert für das jeweilige Unternehmen bieten, hängt von vielen Faktoren ab, wie von der Größe und Komplexität des eigenen Geschäfts, der Internationalität und dem Grad der digitalen Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden.

2. Standard oder Customizing?

Die Stärke von SAP liegt in der Nutzung von Standards. SAP bietet innerhalb des Standards gute Lösungen für sehr viele Prozesse. Die dringende Empfehlung lautet: Nutzen Sie den Standard und passen Sie Ihre Unternehmensprozesse in dem Zuge an – keinesfalls umgekehrt. Jede Abweichung vom Standard und Individualisierung ist teuer und steigert die Komplexität. Auch die Anforderungen an Tests (vor und nach der Einführung) steigen mit dem Grad der Individualisierung.

Denn man muss wissen: Nahezu alle an der SAP Einführung Beteiligten haben leider – aus verschiedenen Gründen – ein Interesse an Systemanpassungen:

Der Implementierungspartner verdient mit jeder Anpassung Geld – um nicht zu sagen, es ist ein maßgeblicher Faktor dafür, ob sich das Projekt ökonomisch für ihn lohnt. Je mehr Veränderungen, umso länger dauert das Projekt und umso mehr Unterstützung wird benötigt
Die internen Teams verlangen nach Customizing, weil ihre Branche und ihr Unternehmen natürlich anders sind als alle anderen. Viele Menschen mögen keine Veränderungen, sie wollen die Art, wie sie arbeiten, nicht ändern. Und manchmal haben sie sogar ein großes Interesse daran, Prozesse nicht zu vereinfachen – aus naheliegenden Gründen…

Jeder in dem Projekt wird zwar versichern, dass nur unbedingt nötige Anpassungen vorgenommen werden. Aber ohne klare und strikte Steuerung wird am Ende das Gegenteil eintreten. Meine Empfehlung lautet daher: Sorgen Sie auf Topebene dafür, diese Prozessänderungen eng im Blick zu haben. Richten Sie ein Entscheidungsgremium ein, das jede Anpassung freigeben muss. Und besetzen Sie dieses Gremium auch mit externen Spezialisten, die keinerlei Interesse an Customizing haben.

3. Business as usual?

Unterschätzen Sie nicht das Ausmaß der Ablenkung, die eine SAP Einführung für das komplette Unternehmen verursacht. Sie brauchen für das Projekt Ihre besten Mitarbeiter, nicht nur aus der IT sondern gerade auch aus den Fachbereichen – und zwar vorzugsweise in Vollzeit. Die hierdurch entstehenden Lücken in den Fachbereichen müssen temporär gefüllt werden. Das gilt es frühzeitig zu planen, ebenso wie die spätere Rückkehr oder langfristige Übertragung anderer Aufgaben an Leistungsträger, die dank des Projekts weiter gereift sind.

Es kann erforderlich werden, dass Sie den GoLive verschieben müssen – Projektverzögerungen sind nicht unüblich. Auch das muss vorausschauend bedacht werden. Keinesfalls sollte der GoLive in eine Hochphase oder eine besonders wichtige Saison fallen – auch nicht bei einer Verschiebung um einen oder zwei Monate. Es dauert nach dem Start etwas, bis alle an das System gewohnt sind, Startprobleme behoben sind und die Organisation wieder Geschwindigkeit aufnehmen kann. Das vierte Quartal ist also für viele Unternehmen ungeeignet, stehen doch Weihnachtsgeschäft und Jahresabschluss an…

4. Externe Unterstützung

Stellen Sie einen externen Spezialisten als Projektleiter ein. Er sollte unabhängig vom Integrationspartner sein. Es gibt eine Vielzahl erfahrener Freelancer in diesem Umfeld. Fragen Sie nach den letzten drei Projekten und rufen Sie den jeweiligen CEO an.

Warum ich einen externen Projektleiter empfehle? Sie brauchen jemanden, der so etwas schon einmal in einem vergleichbaren Umfeld und einer vergleichbaren Größenordnung gemacht hat. Selbst wenn Sie in der glücklichen Situation sein sollten, jemanden mit dieser grundsätzlichen Qualifikation in Ihrem Team zu haben: Ein externer Spezialist bietet viele Vorteile. Er kann vor allem intern deutlich fordernder auftreten und ist vermutlich auch gegenüber dem Integrationspartner aufgrund seiner Erfahrungen inhaltlich fordernder.

Bei der Auswahl des Implementierungspartners ist es wichtig, sich nicht zu sehr vom überaus kompetenten Seniorpartner beeindrucken zu lassen, der in der Ausschreibungsphase aktiv ist. Sehen Sie sich das Team dahinter an – die Qualitätsunterschiede auf dieser Ebene können enorm sein. Die Spezialisten für die wichtigsten Themenblöcke sollten Sie wirklich intensiv prüfen.

5. Kernprozesse

Nutzen Sie die Einführung von SAP, um ihre Kernprozesse kritisch zu überprüfen. Auch hier wird externe Unterstützung oft hilfreich sein. Mitarbeiter, die über Jahre hinweg einen Prozess definiert und weiterentwickelt haben, sind nicht zwingend am besten dafür geeignet, diesen Prozess grundsätzlich in Frage zu stellen und abzulösen.

6. Qualität

Gehen Sie bei Ihren kritischen Geschäftsprozessen in keiner Projektphase ein Risiko ein. Ja, alles ist irgendwie wichtig, aber manche Themen sind meistens extrem wichtig, wie beispielsweise Stammdaten und elektronische Schnittstellen / EDI (Electronic Data Interchange). Hier gilt ganz besonders: wenn Sie temporäre Workarounds akzeptieren, stellen Sie sicher, dass die Summe aller Workarounds mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen sicher zu bewältigen ist.

7. Kein falscher Ehrgeiz

Selbst wenn Sie in Ihrer Branche Weltklasse oder gar unumstrittener Marktführer sind: Das heißt nicht, dass Sie auch in der Einführung von SAP Weltklasse sind. Seien Sie nicht überambitioniert. Haben Sie Geduld und investieren Sie die Zeit, die zu einer angemessenen Projektrealisierung seriöser Weise erforderlich ist. Eine Vielzahl von SAP-Einführungen sind gescheitert oder in einem Chaos geendet, weil das Top Management falschen Ehrgeiz an den Tag gelegt hatte und SAP in Rekordzeit einführen wollte. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für Tests und Schulungen. Es ist besser, den Start einen oder zwei Monate zu verschieben als live zu gehen, ohne dass die wesentlichen Funktionen getestet wurden – und zwar end-to-end und mit realistischen Volumina.

8. Kommunikation

Wie immer: Eine ausgezeichnete Kommunikation ist erfolgsentscheidend. Die Einführung von SAP ist ein massiver Veränderungsprozess. Je nach Unternehmenssituation kann es durchaus Sinn machen, zur Begleitung einen Spezialisten hinzuzuziehen, der diesen Veränderungsprozess begleitet und insbesondere die Führungskräfte der Fachbereiche bei der Kommunikation begleitet.

Starten auch Sie persönlich früh damit, sich in die Kommunikation einzubringen. Der CEO muss klar erkennbar hinter dem Projekt stehen. Seien Sie stets transparent und wiederholen Sie kontinuierlich die wichtigen Botschaft (wie beispielsweise, dass dies kein IT-Projekt ist, sondern eine von allen Fachbereichen zu tragende Veränderung der Geschäftsprozesse).
Nicht zuletzt: Feiern Sie (Zwischen-) Erfolge – die Anspannung für Viele ist enorm, schaffen Sie positive Ventile.

9. Mitarbeiter

Neben der Kommunikation ist intensives Training wesentlich für die Akzeptanz und für den Erfolg. Mit dem Training sollte früh gestartet werden. Dafür muss das Trainingsmaterial frühzeitig fertig sein, die Trainingsumgebung muss passen und jederzeit zur Verfügung stehen. Vor und nach der Einführung müssen Ansprechpartner zur Verfügung stehen, um die Mitarbeiter fachlich kompetent zu begleiten und das Entstehen von Ängsten eindämmen oder noch besser zu vermeiden.

10. Dokumentation

Stellen Sie sicher, dass alles sauber dokumentiert wird. Das gilt gleichermaßen für Änderungen in SAP wie für Anpassungen an den Bestandssystemen und Schnittstellen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie während des Projektes oder danach Schlüsselmitarbeiter verlieren. Eine professionelle Dokumentation begrenzt die hieraus resultierenden Risiken.

11. Geschafft?

Der GoLive ist ein wichtiger Meilenstein – aber nicht mehr. Die folgenden Wochen entscheiden darüber, ob die Einführung erfolgreich ist. Wie sagt man in England so schön: “The party ain’t over until the fat lady sings.”

Viel Erfolg – Möge die Macht mit Ihnen sein!

 

PS: Eine englische Version dieses Artikels finden Sie auf meinem LinkedIn-Profil.